Hoiva- ja sote-ala
Käynti käynnin perään, ja kirjaaminen jää viime tippaan. Pelivara näyttää, paljonko päivästä on aitoa asiakastyötä ja paljonko menee kirjaamiseen, odotteluun ja keskeytyksiin — ja miltä oma jaksaminen näyttää viikkojen mittaan.
Elämä on suorittamista. Täällä saat olla keskeneräinen. Sinä ja totuus siitä, mihin aikasi menee.
Pelivara sopii sinulle, jos…Tunnistatko tämän?
- Päivä menee sähköposteissa, keskeytyksissä ja tulipaloissa, mutta oma työ ei etene.
- Teet pitkää päivää, mutta illalla tuntuu, ettei mitään valmistunut.
- Olet kokeillut to do -listoja ja kalentereita, mutta mikään ei muuttunut pysyvästi.
- Haluat tietää, mistä aloittaa, etkä kaipaa lisää ajanhallintavinkkejä.
Leanin minulle antama tärkein oivallusLopeta aloittaminen. Aloita lopettaminen.
Tarkoitus ei ole juosta kovempaa — vaan kävellä lyhyempi matka.
Vika ei ole sinussa. Jos kapasiteettisi on 100 % ja käytät siitä 100 %, mikään yllättävä ei mahdu päivääsi. Siksi et jaksa. Jätä 20 % pelivaraa — se ei ole laiskuutta, se on matikkaa.
Elämä on muutenkin suorittamista. Täällä saat olla keskeneräinen.
Mitä saatNäe ihan oikeasti mihin aikasi valuu
- Oma aikaprofiili. Näet, mihin työaikasi kuluu ja kuinka suuri osa siitä tuottaa arvoa.
- Ajan nelikenttä. Tehtäväsi jaetaan neljään lokeroon: kiireellinen ja tärkeä, tärkeä mutta ei kiireellinen, kiireellinen mutta ei tärkeä ja ei kumpaakaan. Näet yhdellä silmäyksellä, mihin aikasi kuluu turhaan (Eisenhower-matriisi).
- Tärkeimmät 20 %. Näet, mikä pieni osa tekemisestä tuottaa suurimman osan tuloksesta (Pareto-periaate eli 80/20-sääntö).
- Kuormitus ennen ja jälkeen. Alku- ja loppukyselyn viisi hyvinvoinnin teemaa näyttävät, muuttuiko kuormitus tai palautuminen.
- Ehdotukset seuraavaksi askeleeksi. Saat toimenpide-ehdotukset kirjaustesi pohjalta. Jos haluat mennä syvemmälle, käytössäsi ovat 5×Miksi-analyysi (juurisyyn etsiminen kysymällä "miksi" viisi kertaa) ja A3-suunnitelma (ongelman ratkaisu yhdellä paperilla).
- "Opi Pelivara" -kalibrointikisa. Opettelet tunnistamaan arvoa ja hukkaa pelillisesti ennen omaa seurantaasi.
"Se, mikä on tärkeää, on harvoin kiireellistä – ja se, mikä on kiireellistä, on harvoin tärkeää."
Kolme askeltaNäin Pelivara toimii
- Valitse seurantajakso. Jakso voi kestää kolmesta päivästä vuoteen. Aloitat lyhyellä alkukyselyllä.
- Kirjaa tehtäväsi arjessa. Merkitset, mitä teit, ja arvioit, toiko se arvoa.
- Katso tulokset ja päätä, mitä jätät pois. Näet nelikentän, tärkeimmät 20 % ja muutoksen kuormituksessa.
Konkreettisia tilanteitaKenelle Pelivara sopii käytännössä
Talous, rahoitus ja kirjanpito
Kuukauden vaihde, verottajan päivät ja asiakkaiden "pikku kysymykset" kasaantuvat. Pelivara näyttää, mikä osa päivästä on keskittymistä vaativaa asiantuntijatyötä ja mikä selvittelyä, odottamista ja uudelleentekemistä.
Toimisto- ja tietotyö
Sähköpostit, Teams-viestit ja palaverit pirstovat päivän pieniin palasiin. Pelivara auttaa erottamaan, mikä vie asioita oikeasti eteenpäin ja mikä on jatkuvaa reagointia — usein yllättävän suuri osa.
Esihenkilöt ja lähiesihenkilöt
Oma työ jää, kun tiimi tarvitsee. Pelivara näyttää, paljonko aikaa menee johtamiseen ja paljonko tulipalojen sammutteluun — ja antaa konkreettisen pohjan keskustella tiimin kuormituksesta.
Opettajat ja kouluttajat
Opetus on vain osa työtä — suunnittelu, arviointi, viestit ja kokoukset vievät loput. Pelivara näyttää, mihin opetuksen ulkopuolinen aika oikeasti menee ja mikä siitä tuottaa arvoa.
Yksinyrittäjät ja asiantuntijayrittäjät
Asiakastyö, myynti, laskutus ja somepäivitykset kilpailevat samoista tunneista. Pelivara näyttää, mikä 20 % tuottaa suurimman osan tuloksesta ja mitä voisit jättää pois tai ulkoistaa.
Koneyrittäjä — kun kone sammuu, toinen työpäivä alkaa
Päivällä ajetaan konetta, illalla tehdään tarjouksia, laskuja ja soitetaan asiakkaille. Pelivara näyttää, paljonko iltoja ja viikonloppuja paperityö oikeasti vie — ja mikä siitä on välttämätöntä, mitä voisi siirtää kirjanpitäjälle tai jättää kokonaan pois.
Usein kysyttyäKysymyksiä Pelivarasta
Mitä Pelivara-työkalu tekee?
Pelivara auttaa näkemään konkreettisesti, mihin oma työaika todella kuluu, ja erottamaan arvoa tuottavan tekemisen turhasta kuormituksesta — ilman arvailua tai fiilispohjaista arviota. Seuranta voi kestää muutamasta päivästä aina vuoteen asti, oman tarpeen mukaan.
Mitä tarkoittaa Pareto-periaate ajankäytössä?
Pareto-periaate (80/20-sääntö) tarkoittaa, että suuri osa tuloksista syntyy pienestä osasta tekemistä. Ajankäytössä tämä näkyy niin, että vain murto-osa päivän tehtävistä tuottaa suurimman osan arvosta — loput ovat usein täytettä.
Mitä eroa on kiireellisellä ja tärkeällä asialla?
Kiireellinen asia vaatii välitöntä huomiota, mutta ei välttämättä vie mitään eteenpäin pitkällä aikavälillä. Tärkeä asia taas vaikuttaa merkittävästi tavoitteisiin, vaikka sillä ei olisi kiire juuri nyt. Eisenhower-matriisi auttaa erottamaan nämä toisistaan.
Miten Pelivara mittaa hyvinvointia pelkän ajankäytön lisäksi?
Pelivara sisältää alku- ja loppukyselyn viidestä hyvinvoinnin teemasta, joiden avulla näkee, muuttuiko kuormitus tai palautuminen seurantajakson aikana — ei arvailun vaan vertailukelpoisen mittauksen perusteella.
Mikä on 5×Miksi-analyysi ja miksi sitä käytetään Pelivarassa?
5×Miksi on menetelmä, jossa kysytään toistuvasti miksi jonkin ongelman taustalla, kunnes päädytään juurisyyhyn pintaoireen sijaan. Pelivarassa tätä käytetään syventävään analyysiin niille, jotka haluavat ymmärtää miksi sama kuormitus toistuu, eikä vain todeta että niin tapahtuu.
Miksi 20 % pelivaraa kannattaa jättää kalenteriin?
Jos kapasiteetti on käytössä 100-prosenttisesti, mikään yllättävä tilanne ei mahdu kalenteriin ilman että jokin muu kärsii. Pieni puskuri, noin 20 %, ei ole tehottomuutta, vaan mahdollistaa joustamisen ilman että koko päivä suistuu raiteiltaan.
Sopiiko Pelivara tiimin yksilöiden työhyvinvoinnin parantamiseen ja esihenkilötyöhön?
Sopii. Jokainen tiimin jäsen käyttää Pelivaraa omana työkalunaan ja näkee vain omat tuloksensa: oma kuormitus ja palautuminen tulevat näkyviksi ja mitattaviksi. Esihenkilö ei näe kenenkään tietoja, mutta saa konkreettisen pohjan keskusteluun, jos työntekijä itse haluaa jakaa tuloksensa. Näin yksilöllinen tukeminen ja yhteisten kuormitustekijöiden tunnistaminen onnistuvat ilman mututuntumaa ja ilman valvontaa.
Kuka on kehittänyt Pelivaran?
Pelivaran on kehittänyt Mika Mujunen, Lean Six Sigma Green Belt, joka sovelsi Lean-ajattelua omaan ajankäyttöönsä ja hyvinvointiinsa ja rakensi siitä työkalun myös muiden käyttöön.
Seuraava askelEntä kun tiedät mihin oma aikasi menee?
Lean FMEA — riskianalyysi
Pelivara näyttää oman ajan hukan. Lean FMEA näyttää yrityksen riskit ennen kuin ne toteutuvat ongelmiksi — molemmat ovat "näe se ennen kuin se iskee" -työkaluja, vain eri mittakaavassa.
Tutustu Lean FMEA:han →Katso myösMuut työkalut, jotka täydentävät Pelivaraa
Lean Talous — kustannuslaskuri
Sama ajattelu koko yrityksen kuluihin: laske työtunnin hinta ja hukan hinta euroina.
Tutustu Lean Talouteen →Lean 5S — järjestys
Hukka näkyy myös fyysisessä ympäristössä — tee epäjärjestyksen hinta näkyväksi.
Tutustu Lean 5S -työkaluun →Tarina Pelivaran takanaVuonna 2023 tuli ajatus. Tämäkin piti sitten tehdä.
Oliko pakko? Ei. Tein, koska tykkäsin tehdä. Pelivara perustuu insinöörin omiin kokemuksiin ja havaintoihin elämästä ja hyvinvoinnin ymmärtämisestä, Leania hyödyntäen.
— Mika Mujunen, Lean Six Sigma Green Belt
Ota pelivarasi takaisin
Ei enää sitä fiilistä että joku muu omistaa päiväsi. Tämä ei valvo sinua eikä raportoi kenellekään — vain sinä näet tulokset.
Aika näkyväksi
Kuormitus vs. palautuminen
Oma tahti · 1 vuosi